Kurz gefasst

  • Terminvereinbarung heißt anrufen, um einen Termin zu vereinbaren, nicht um zu verkaufen.
  • Selbst telefonieren passt, wenn Sie jede Woche feste Stunden freihalten können und Ihr Angebot noch geschärft werden muss. Auslagern passt, wenn diese Stunden fehlen und Sie bereits wissen, wer Ihr Kunde ist.
  • In beiden Fällen müssen fünf Dinge bereitliegen: ein ideales Kundenprofil, eine Anrufliste, ein Gesprächsleitfaden, Qualifizierungskriterien und der Name der Person, die den Termin wahrnimmt.
  • Messen Sie Termine, die stattfinden und Ihre Kriterien erfüllen, nicht die Zahl der Einträge im Kalender.
  • Die Regeln in diesem Artikel sind die niederländischen. In den Niederlanden brauchen Sie für Anrufe bei natürlichen Personen eine vorherige Einwilligung. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land.

1. Was Terminvereinbarung ist, und was nicht

Bei der Terminvereinbarung ruft jemand eine Liste von Unternehmen an und hat dabei ein Ergebnis vor Augen: einen Termin mit festem Datum und fester Uhrzeit, mit der richtigen Person. Der Anrufer verkauft nichts. Er prüft, ob das Unternehmen passt, weckt genug Interesse für ein Gespräch und hält den Termin fest.

Wie Sie ein solches Gespräch eröffnen und führen, steht in unserem Artikel über Kaltakquise im B2B. In diesem Artikel geht es um das, was davor kommt: wer anruft und was bereitliegen muss.

2. Selbst telefonieren oder auslagern: fünf Fragen

Es gibt drei Wege: selbst anrufen, einen eigenen Mitarbeiter anrufen lassen oder ein externes Telefonteam beauftragen. Ein eigener Mitarbeiter hält das Wissen im Haus, muss aber gefunden, eingearbeitet und geführt werden. Für die Wahl zwischen selbst machen und auslagern machen diese fünf Fragen den Unterschied.

1. Haben Sie jede Woche feste Stunden? Telefonieren funktioniert nur mit Regelmäßigkeit. Wer anruft, wenn Zeit übrig ist, ruft in vollen Wochen nicht an, und genau dann ist der Kalender einen Monat später leer. Können Sie keinen festen Block freihalten, scheidet selbst telefonieren aus.

2. Wissen Sie schon, wer Ihr Kunde ist? Wenn Sie noch nach der richtigen Branche oder Funktion suchen, lernen Sie am meisten, indem Sie selbst anrufen. Ein externes Team kann erst gut telefonieren, wenn Sie diese Antwort geben können.

3. Können Sie Ihr Angebot in zwei Sätzen erklären? Ein Anrufer von außen hat Ihr Fachwissen nicht. Lässt sich Ihre Leistung nur mit viel Vorwissen erklären, dauert die Einarbeitung länger.

4. Ist Ihr Markt groß genug? Ein Telefonteam braucht eine Liste, mit der es über Wochen arbeiten kann. Besteht Ihr Markt aus einigen Dutzend Unternehmen, rufen Sie diese besser selbst an, mit persönlicher Vorbereitung pro Unternehmen.

5. Wer nimmt die Termine wahr? Mehr Termine helfen nur, wenn jemand da ist, der sie gut führen kann. Ist der Kalender Ihres Verkäufers schon voll, lösen Sie zuerst dieses Problem.

3. Was bereitliegen muss, bevor jemand anruft

Ob Sie selbst anrufen oder auslagern: Diese fünf Dinge bestimmen das Ergebnis.

Ideales Kundenprofil. Halten Sie fest, mit welchen Unternehmen Sie sprechen möchten: Branche, Unternehmensgröße, die Funktion Ihres Ansprechpartners und wer entscheidet. Schreiben Sie auch dazu, mit wem Sie nicht sprechen möchten.

Anrufliste. Eine Liste von Unternehmen, die zu diesem Profil passen, mit einem Ansprechpartner und einer Telefonnummer pro Unternehmen. Die Qualität der Liste wiegt schwerer als ihre Länge.

Gesprächsleitfaden. Kein Text zum Vorlesen, sondern eine feste Linie: wer Sie sind, warum Sie anrufen, welche Fragen Sie stellen und welchen Termin Sie vorschlagen.

Qualifizierungskriterien. Legen Sie vorab fest, wann ein Termin zählt. Bleiben Sie bei wenigen prüfbaren Punkten, zum Beispiel einer Mindestgröße des Unternehmens, der Funktion der Kontaktperson und ob der Entscheider am Tisch sitzt. Kriterien, die der Anrufer nicht in einem einzigen Gespräch prüfen kann, funktionieren nicht.

Wer den Termin wahrnimmt. Vereinbaren Sie, in wessen Kalender die Termine kommen, wie lange sie dauern, ob sie online oder vor Ort stattfinden und welche Informationen der Anrufer weitergibt.

4. Die Regeln in den Niederlanden

Dieser Abschnitt beschreibt ausschließlich die niederländischen Regeln, in Grundzügen, und er ist keine Rechtsberatung. Die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land; für Anrufe in Deutschland oder einem anderen Land gelten die dortigen Vorschriften, die Sie gesondert prüfen müssen. Wer in den Niederlanden natürliche Personen anruft, um etwas zu verkaufen, braucht dafür eine vorherige Einwilligung oder eine bestehende Kundenbeziehung. Das gilt für Verbraucher, aber auch für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (niederländisch: eenmanszaak und vof), weil dahinter eine natürliche Person steht. Für juristische Personen wie eine niederländische bv gilt dieses Einwilligungserfordernis nicht. Einen Widerspruch müssen Sie immer sofort respektieren und festhalten, damit dieselbe Person nicht erneut angerufen wird.

Eine Anrufliste enthält außerdem Namen und direkte Durchwahlen, und das sind personenbezogene Daten. Dafür brauchen Sie nach der DSGVO eine Rechtsgrundlage. Mehr dazu lesen Sie in Leadgenerierung und die DSGVO.

5. Messen: Termine, die stattfinden

Ein gebuchter Termin ist noch kein Gespräch. Wer nur zählt, was in den Kalender eingetragen wurde, steuert nach der falschen Zahl. Halten Sie jede Woche vier Dinge fest:

  1. Gebuchte Termine: was der Anrufer festgehalten hat.
  2. Termine, die stattfinden: Das Gespräch hat stattgefunden, mit der Person, mit der es vereinbart war.
  3. Termine, die Ihre Kriterien erfüllen: nach dem Gespräch beurteilt von der Person, die es geführt hat.
  4. Was dabei herauskommt: ein Angebot, ein Folgegespräch oder ein Auftrag.

Der Unterschied zwischen eins und zwei sagt etwas über die Bestätigung und die Zeit zwischen Anruf und Termin. Der Unterschied zwischen zwei und drei sagt etwas über die Anrufliste und die Kriterien. Der Unterschied zwischen drei und vier liegt am Verkaufsgespräch und am Angebot, nicht am Anrufer.

Geben Sie dem Anrufer nach jedem Termin eine kurze Rückmeldung. Ohne diese Rückmeldung werden Liste und Leitfaden nicht besser.

6. Die häufigsten Fehler

  • Kriterien nachträglich festlegen. Die Diskussion darüber, was ein guter Termin ist, beginnt dann erst, wenn der erste Termin enttäuscht.
  • Nur gebuchte Termine zählen. Der Anrufer wird für Termine belohnt, die nicht stattfinden.
  • Keine Bestätigung. Ein Termin ohne Kalendereinladung und Erinnerung vorab wird leicht vergessen.
  • Zu lange warten. Je mehr Zeit zwischen Telefonat und Termin liegt, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass das Interesse nachgelassen hat.
  • Schlechte Übergabe. Der Verkäufer weiß nicht, was besprochen wurde, und fängt vor den Augen des Interessenten von vorn an.
  • Zu früh aufhören. Nach einer Woche ohne Termine wird der Leitfaden oder der ganze Plan verworfen, obwohl die Liste noch nicht einmal vollständig durchtelefoniert ist.

7. Checkliste für den Start

  • Ideales Kundenprofil schriftlich, einschließlich der Unternehmen, mit denen Sie nicht sprechen möchten
  • Anrufliste mit Ansprechpartner und Nummer pro Unternehmen
  • Geprüft, welche Nummern Sie ohne Einwilligung anrufen dürfen
  • Gesprächsleitfaden mit Einstieg, Fragen, Einwänden und dem Terminvorschlag
  • Wenige Qualifizierungskriterien, die sich in einem Gespräch prüfen lassen
  • Festgehalten, wer die Termine wahrnimmt und in welchen Kalender sie kommen
  • Bestätigung und Erinnerung geregelt
  • Ein Ort, an dem Widersprüche und Ergebnisse festgehalten werden

8. Wie wir es machen

Wenn Sie sich für das Auslagern entscheiden, geht das bei uns: Bei der Telefonakquise durch unser Telefonteam ruft unser eigenes Telefonteam Ihre Zielgruppe an und bucht die Termine direkt in Ihren Kalender. Nach dem Discovery Call füllen Sie ein Onboarding-Formular aus, mit Ihrem Firmennamen, Ihrem Angebot und Ihrem idealen Kunden. Danach halten wir das ideale Kundenprofil fest (Branche, Unternehmensgröße, Funktion und Entscheider), bauen eine gezielte Anrufliste aus Ihrem Zielmarkt und schreiben einen maßgeschneiderten Gesprächsleitfaden, auf den wir die Anrufer vorbereiten.

Sie geben drei eigene Qualifizierungskriterien pro Termin vor. Diese halten wir im Onboarding fest, und sie müssen realistisch sein. Wir garantieren 10 gebuchte Termine mit potenziellen Kunden, die zu Ihrem idealen Kundenprofil passen. Meist stehen sie innerhalb von 1 bis 6 Monaten, abhängig von Branche und Angebot. Stehen sie dann noch nicht, telefonieren wir weiter, bis alle da sind. Die Bedingungen pro Leistung stehen auf der Garantieseite.

9. Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Terminvereinbarung und Telefonakquise?

Telefonakquise ist der breitere Begriff für Kundengewinnung per Telefon. Terminvereinbarung ist eine Form davon, bei der das Gespräch mit einem Termin endet und das Verkaufsgespräch später folgt.

Was muss ich einem externen Telefonteam liefern?

Ein ideales Kundenprofil, eine klare Erklärung Ihres Angebots, Ihre Qualifizierungskriterien und einen Kalender, in den Termine eingetragen werden können.

Wie schnell sehen Sie Ergebnisse?

Das hängt von Ihrer Branche, Ihrem Angebot und der Erreichbarkeit Ihrer Zielgruppe ab. Rechnen Sie mit einer Anlaufphase, in der Liste und Leitfaden angepasst werden. Beurteilen Sie die Arbeit deshalb nicht nach der ersten Woche, sondern nach einem Zeitraum, in dem die Liste mindestens einmal durchtelefoniert wurde.

Darf man in den Niederlanden einfach Unternehmen anrufen?

Nicht immer. Nach den niederländischen Regeln ist für Anrufe bei natürlichen Personen eine vorherige Einwilligung nötig, und darunter fallen auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften. Für juristische Personen wie eine bv gilt das nicht, einen Widerspruch müssen Sie aber immer respektieren. Das ist die niederländische Lage; andere Länder, auch Deutschland, haben eigene Regeln. Lassen Sie Ihre eigene Situation rechtlich prüfen.

10. Zusammenfassung

  • Thema: Termine durch einen Anrufer vereinbaren lassen, selbst oder ausgelagert.
  • Die Entscheidung: selbst telefonieren bei einem neuen Angebot oder einem kleinen Markt, auslagern bei einem bewährten Angebot und zu wenig eigenen Stunden.
  • Vorbereitung: ideales Kundenprofil, Anrufliste, Gesprächsleitfaden, Qualifizierungskriterien und eine feste Person, die die Termine wahrnimmt.
  • Messen: Termine, die stattfinden und die Kriterien erfüllen, plus was dabei herauskommt.
  • Regeln: niederländische Lage; für Anrufe bei natürlichen Personen ist eine vorherige Einwilligung nötig, und die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land.
  • Weiterlesen: Kaltakquise im B2B · Leadgenerierung und die DSGVO